Документы бухгалтерии: вопросы хранения

Иногда сотрудники компаний или организаций обращаются в компании, которые предлагают бухгалтерское сопровождение фирмы, лишь для того, чтобы уточнить некоторые вопросы по хранению документов бухгалтерии.

Чтобы разобраться в подобном вопросе, нужно знать, что все бумаги, с которыми работают бухгалтера, можно разделить на две основные группы. К одной группе относятся документы налогового учета, отчетности (налоговые регистры, формы налоговой отчетности), а к другой — бухгалтерского учета, отчетности. Документы бухгалтерского учета также разделяют на группы: регистры бухучета, первичные документы и, конечно, формы бухгалтерской отчетности. К этим документам часто относят доверенности на получение ценностей/денег, справки бухгалтерского характера, лицевые счета сотрудников компании и др. Из-за такого разнообразия и возникает вопрос о сроках хранения документации, которые следует соблюдать в соответствии с требованиями законодательства. Правда, сроки, которые указаны налоговым и бухгалтерским действующим законодательством, не совпадают. Их разница составляет ровно один год (4 и 5 лет соответственно).

Компетентные сотрудники компаний, осуществляющих бухгалтерское сопровождение, чаще всего советуют хранить документы бухгалтерии не меньше, чем пять лет, даже если Перечнем, который утвержден в 2000 году приказом Росархива, установлен меньший срок. Если же Перечнем предусмотрено более длительное хранение налоговых и бухгалтерских документов, тогда стоит соблюдать сроки, которые обозначены именно в нем.

При таком подходе можно избежать неприятной ответственности за то, что не соблюдаются правила, установленные законодательством, для хранения этого вида документов.

Стоит отметить, что за то, как организовано хранение учетных бухгалтерских и налоговых документов, регистров учета на предприятии, отвечает руководитель. Но вот сохранность документации, должное оформление ее и последующую передачу в архив обеспечивает в компании главный бухгалтер. Если порядок и сроки хранения нарушены, тогда должностное лицо платит штраф, размер которого может составить 2–3 тыс. рублей. За налоговое правонарушение (при отсутствии первичных документов, регистров бухгалтерского учета, счетов-фактур) штраф в несколько раз больше — от 5 тыс. рублей.

Отдельно нужно остановиться на том, с какого момента начинается исчисление срока хранения. Чаще всего за отправную дату берется 1 января года, который является следующим за тем годом, в котором документы закончены согласно делопроизводству. Но имеет место исключение — это:

— книги покупок, книги продаж, где начало срока их хранения определяется датой, по которой сделана последняя запись;
— договора, где срок хранения наступает с момента, когда истекает срок их действия;
— договора о материальной ответственности: срок хранения исчисляется с момента, когда уволено материально ответственное лицо.